Czym różni się wniosek w formie papierowej od wniosku w formie elektronicznej?
Przy wypełnianiu wniosku urlopowego w formie papierowej najpierw należy uzupełnić dane firmy oraz podać datę i miejsce sporządzenia wniosku. Następny krok to wpisanie swoich danych osobowych oraz określenie typu urlopu - np. wypoczynkowy, okolicznościowy lub bezpłatny. Kolejną kwestią jest podanie oczekiwanej daty urlopu - od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia. Na papierowym wniosku powinno znaleźć się także krótkie uzasadnienie, a całość należy zakończyć podpisem osoby wnioskującej o urlop. Znacznie mniej formalności występuje przy wypełnianiu wniosku w formie elektronicznej, ponieważ wystarczy tylko zalogować się na stronie i wybrać datę urlopu, określić jego typ, a następnie wpisać zastępcę i krótki opis. Po zapisaniu wniosek automatycznie trafia do osoby zatwierdzającej urlop, dzięki czemu pracownik nie musi chodzić między działami. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo czasu nie tylko pracownikom starającym się o urlop, ale również pracownikom działu kadr i pracodawcom. Bardzo przydatnym rozwiązaniem, które również usprawnia i ułatwia pracę, jest także program do rozliczania delegacji.
Jak przedstawiają się elektroniczne wnioski urlopowe w świetle prawa?
W Kodeksie pracy nie zostały uwzględnione szczegółowe wyjaśnienia dotyczące wniosków urlopowych, z wyjątkiem tych, które mówią o tym, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z obowiązującym planem urlopów. Plan urlopów ustalany jest przez pracodawcę, a obowiązujące obecnie przepisy prawne nie regulują sposobu, w jaki pracownik może złożyć wniosek urlopowy. W takiej sytuacji istotne są ustalenia pracodawcy zawarte w regulaminie konkretnego przedsiębiorstwa. Z racji tego, że przepisy prawne nie nakładają obowiązku składania wniosków w formie papierowej, nie ma przeszkód prawnych do funkcjonowania wniosków w formie elektronicznej. Elektronicznie wnioski urlopowe znacznie usprawniają i ułatwiają zarządzanie wszystkimi nieobecnościami pracowników w firmie, a ponadto rozwiązanie te znacznie skraca proces obsługi wniosków i prowadzi do zlikwidowania zbędnych czynności administracyjnych.
Jak wygląda proces składania elektronicznego wniosku o urlop?
Większość przedsiębiorstw udostępnia pracownikom plan urlopów z wyprzedzeniem - tak, aby pracownik mógł zarezerwować sobie określony termin urlopu. Nawet jeżeli firma nie udostępnia takiego planu, pracownik musi złożyć wniosek odpowiednio wcześnie - by nie doprowadzić do zakłóceń w działaniu firmy. Elektroniczne wnioski urlopowe nie wymagają wizyty w dziale kadr. Pracownik, który chce dostać urlop, loguje się do aplikacji i wypełnia wniosek analogicznie do tradycyjnej formy. Podczas wypełniania wniosku niezbędne jest podanie takich danych, jak: dane osobowe wnioskodawcy, planowany termin urlopu, a także długość wypoczynku. Po wypełnieniu i zatwierdzeniu wniosek zostaje automatycznie przesłany, a pracownik w każdej chwili może sprawdzić status wniosku.