Księgowa może potrzebować informacji o operacjach na rachunku firmowym, ale zwykle nie oznacza to konieczności udostępnienia jej bankowości internetowej. W wielu przypadkach wystarczy wyciąg bankowy za dany okres. Zakres potrzebnych danych zależy między innymi od tego, czy przedsiębiorca prowadzi KPiR, rozlicza ryczałt czy ma pełną księgowość.
Wyciąg bankowy zamiast dostępu do konta firmowego
Biuro rachunkowe może rozliczać operacje bankowe bez logowania się na konto przedsiębiorcy. Potrzebne informacje znajdują się na wyciągu bankowym, który można pobrać z systemu banku i przekazać księgowej.
Wyciąg zawiera operacje wykonane na rachunku w określonym okresie, w tym daty, kwoty, tytuły przelewów oraz salda. Pozwala więc powiązać płatności z fakturami, sprawdzić wpływy od kontrahentów, zaksięgować prowizje bankowe czy odsetki i wychwycić operacje, do których brakuje dokumentu.
Samo przesłanie kilku potwierdzeń przelewów może być niewystarczające. Pokazują one wybrane transakcje, podczas gdy miesięczny wyciąg obejmuje cały ruch na rachunku w danym okresie.
Po co księgowej wyciąg z konta firmowego?
Na wyciągu widać, kiedy kontrahent zapłacił za fakturę albo kiedy firma uregulowała własne zobowiązanie. Dzięki temu księgowa może powiązać płatność z konkretnym dokumentem i sprawdzić, które należności lub zobowiązania nadal pozostają nierozliczone.
Na rachunku pojawiają się też operacje, dla których przedsiębiorca nie otrzymuje klasycznej faktury. Przykładem są opłaty i prowizje bankowe, naliczone odsetki czy niektóre zwroty.
Księgowa może również zapytać o przelew, którego tytuł nie pozwala ustalić, czego dotyczyła płatność. Wyciąg pokazuje operację, ale nie zastąpi umowy, faktury ani wyjaśnienia przedsiębiorcy, jeżeli charakter transakcji nie jest z niego jasny.
Pełna księgowość a wyciąg bankowy
Przy księgach rachunkowych informacje z rachunku bankowego są potrzebne do ewidencji operacji i kontroli salda. Księgowość obejmuje wtedy nie tylko przychody i koszty wynikające z faktur, ale również przepływy środków, należności i zobowiązania firmy.
Wyciąg bankowy pozwala zaksięgować poszczególne operacje oraz sprawdzić, czy saldo rachunku w księgach odpowiada danym banku. Z tego powodu przy pełnej księgowości jest on standardowym elementem miesięcznej dokumentacji.
Nie oznacza to jednak, że księgowa musi samodzielnie logować się do banku. Dane można przekazać w postaci wyciągu albo udostępnić za pomocą rozwiązania, które nie wymaga przekazywania własnych danych logowania.
KPiR i ryczałt – zakres danych z rachunku może być mniejszy
Przy KPiR lub ewidencji przychodów sposób wykorzystania wyciągu wygląda inaczej niż w pełnej księgowości. Nie każda wpłata i wypłata z rachunku musi być osobno księgowana jako operacja bankowa.
Wyciąg może jednak potwierdzać zapłatę, dokumentować opłaty bankowe i odsetki albo pomóc wyjaśnić rozbieżność między dokumentami a faktycznymi przepływami pieniędzy. Dlatego jedno biuro może prosić klienta o wyciąg co miesiąc, a w innym przypadku będzie potrzebowało go tylko przy określonych operacjach.
Zakres dokumentów najlepiej ustalić z księgową dla konkretnej firmy, zamiast zakładać, że zasady są identyczne dla każdego przedsiębiorcy.
Login i hasło do banku nie powinny trafiać do księgowej
Dostarczenie księgowej danych z rachunku nie wymaga podawania jej własnego loginu i hasła do bankowości internetowej. Dane logowania służą do uwierzytelnienia użytkownika i powinny pozostać chronione.
Jeżeli przedsiębiorca chce korzystać z automatycznego pobierania operacji albo umożliwić innej osobie podgląd rachunku, powinien użyć rozwiązania przewidzianego przez bank lub system księgowy. Może to być osobny użytkownik z ograniczonymi uprawnieniami albo autoryzowana integracja, jeśli takie możliwości są dostępne.
To inna sytuacja niż przekazanie komuś swoich danych logowania. Zakres uprawnień można wtedy dopasować do zadania bez udostępniania dostępu, którym przedsiębiorca sam loguje się do banku.
Jak przekazać wyciąg do biura rachunkowego online?
Najprostszy model polega na pobraniu wyciągu z bankowości internetowej i przekazaniu go razem z pozostałą dokumentacją za dany miesiąc. Nie trzeba w tym celu drukować dokumentu ani dostarczać go osobiście.
Współpracując z biurem rachunkowym iKsięgowa, wyciąg bankowy można przesłać bezpośrednio przez panel klienta. Dzięki temu dokument trafia do księgowej bez drukowania i osobistego dostarczania go do biura.
Przy regularnym przesyłaniu wyciągów księgowa ma również możliwość szybszego wychwycenia płatności, których nie da się przypisać do otrzymanych dokumentów, i poproszenia przedsiębiorcy o ich wyjaśnienie.
Co ustalić z biurem rachunkowym w sprawie konta firmowego? Na początku współpracy dobrze ustalić kilka kwestii:
- które rachunki są wykorzystywane w działalności i z których biuro potrzebuje wyciągów,
- jak często należy przekazywać wyciąg oraz w jakim formacie,
- czy biuro potrzebuje wyłącznie dokumentu,
- czy korzysta również z bezpiecznej integracji bankowej,
- jakie operacje wymagają dodatkowego dokumentu lub wyjaśnienia przedsiębiorcy.
Dzięki takim ustaleniom księgowa otrzymuje informacje potrzebne do rozliczeń, a przedsiębiorca nie udostępnia dostępu do rachunku szerzej, niż jest to rzeczywiście potrzebne.